Типовые договорыТиповые договоры





Ответы юристовОтветы юристов

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту








Автор документа

не в сети
Статус: Юр. компания
число консультаций: 81
отмеченных лучшими: 5
ответов к документам: 50
размещено документов: 927
положительных отзывов: 83
отрицательных отзывов: 6


Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности

ВСпоДО:

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя - начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

 

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального  директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата - форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

 

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности.

 

"С должностной инструкцией ознакомлен(а)":

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

 

 

Дата: "__" __________ 20__ г.                                        ________________

                                                                                                                                                         (Личная подпись)

 

Скачать документ «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту» можно в форматах DOC | DOCX | PDF | TXT

Оставить комментарий к документу

Ваша оценка:

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту»

Комментариев пока нет


Найденые документы по теме «каким закона дательным документом назначаются оклад ведущего специалиста по охране труда в организации »

  1. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
    Документы делопроизводства предприятия → Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
    ...ства механизации управленческого труда. 1.4.15. основы экономики, организации производства, труда и управления. 1.4.16. законодательство о труде (тк рф) и охране труда российской федерации. 1.4.17. правила эксплуатации вычислительной техники. 1....
  2. Протокол собрания трудового коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Протокол собрания трудового коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда
    ...комитета (комиссии) по охране труда. 2. выборы уполномоченного лица по охране труда трудового коллектива. слушали: докладчик - директор - выступили: - предложил кандидатуры в состав совместного комитета по охране труда и . - предложил...
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую должность с изменением оклада
    Документы делопроизводства предприятия → Дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе работника на другую должность с изменением оклада
    ...полнительное соглашение к трудовому договору № от «» г. о переводе работника на другую должность с изменением оклада г. «» г. , именуемое в дальнейшем «работодатель», в лице и гражданка , имену...
  4. Протокол Общего собрание коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Протокол Общего собрание коллектива по выборы совместного комитета (комиссии) по охране труда и выборам уполномоченного лица по охране труда
    ...комитета (комиссии) по охране труда. 2. выборы уполномоченного лица по охране труда трудового коллектива. слушали: докладчик - директор - выступили: - предложил кандидатуры в состав совместного комитета по охране труда и . - предложил...
  5. Журнал уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профсоюзной организации
    Документы делопроизводства предприятия → Журнал уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профсоюзной организации
    ...изации из членов выборного органа первичной профсоюзной организации избирается старший уполномоченный по охране труда, который, как правило, является заместителем руководителя выборного органа первичной профсоюзной организации. 4.2. на старшего уполномоче...
  6. Протокол собрания трудового коллектива по выбору уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Протокол собрания трудового коллектива по выбору уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда
    ... по списку чел. на собрании присутствует чел. повестка дня: 1. выборы уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда. слушали: информацию (ф.и.о., должность) о выборах уполномоченных (доверенных) лиц по охране труд...
  7. Соглашение по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Соглашение по охране труда
    соглашение по охране труда государственное образовательное учреждение № и профсоюзный комитет № заключили настоящее соглашение о том, что в теч...
  8. Приказ об утверждении инструкций по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Приказ об утверждении инструкций по охране труда
    приказ № об утверждении инструкций по охране труда на основании п.5.4. методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований по охране т...
  9. Приказ О создании комитета (комиссии) по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Приказ О создании комитета (комиссии) по охране труда
    приказ «» 20 г № о создании комитета (комиссии) по охране труда во исполнении требований трудового кодекса российской федерации от 30.12.01. № 197-фз, в редакции от 30.06.200...
  10. Акт проверки выполнения Соглашения по охране труда
    Документы делопроизводства предприятия → Акт проверки выполнения Соглашения по охране труда
    ... наименование мероприятий, предусмотренных соглашением какая работа выполнена ассигновано по соглашению фактически ...
  11. Трудовой договор с молодым специалистом учреждения здравоохранения
    Трудовой договор, контракт → Трудовой договор с молодым специалистом учреждения здравоохранения
    ...ля; привлекать работников к дисциплинарной и материальной ответственности; и другие права в соответствии с трудовым законодательством рф, нормативными правовыми актами рф и области. 3.2 работодатель обязан: соблюдать законодательство о...
  12. Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инженера по охране труда и технике безопасности
    ... охране труда и технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в организации (ее подразделениях) действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, за предоставлением...
  13. Образец. Приказ об утверждении инструкции по охране труда при проведении работ на смонтированных в цехах
    Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об утверждении инструкции по охране труда при проведении работ на смонтированных в цехах
    гор. воронеж 10 января 1995 г. приказ n 1. утвердить инструкцию по охране труда при проведении работ на смонтированных в цехах nn 1 - 3 итальянских технологических линиях мм-10х (прилагается). 2...
  14. Заявление в жилищно-коммунальную организацию направить специалиста для осмотра и составления акта состояния инженерных коммуникаций
    Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Заявление в жилищно-коммунальную организацию направить специалиста для осмотра и составления акта состояния инженерных коммуникаций
    (должность, фио) (фио заявителя) адрес телефон заявление прошу вас направить специалиста для осмотра и составления акта состояния в квартире № дома № по улице . «» 20 г. (подпись заяв...
  15. Образец. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам
    ... повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда рф; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безоп...

Похожие документы

Загрузка
Наверх