Как правильно оформить трудовую книжку

Трудовая книжка сегодня это один из основных документов, подтверждающих занятость работника не только на текущий момент времени, но и на протяжении всего стажа трудовой деятельности. Трудовая книжка выдается на сотрудника, принятого на должность по трудовому договору и работающего свыше 5-ти дней (статья 66 Трудового кодекса РФ).

Стоит отметить, что при смене работы новая трудовая книжка работнику не выдаётся, а сведения о последующей работе отражаются в трудовой книжке в виде новых записей, поэтому вопросы, связанные с оформлением трудовых книжек, являются актуальными для каждого наёмного работника.

Законодательство, регулирующее порядок оформления и ведения трудовых книжек

В Трудовом кодексе РФ законодателем отражены лишь общие нормы о трудовых книжках работников без более детальной информации. Такая информация содержится в дополнительных (подзаконных) нормативно-правовых актах:

• Постановление Правительства РФ № 225 "О трудовых книжках"
• Постановление Министерства труда и социального развития РФ № 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек".

Так, Постановлением Правительства утверждаются типовые формы трудовых книжек для работающего населения и вкладышей в неё и правила занесения записей/сведений, а Постановлением Министерства труда, в свою очередь, утверждается непосредственная инструкция, детально разъясняющая работодателю, как нужно оформлять записи в трудовой книжке(Приложение № 1 к Постановлению Министерства труда РФ № 69).

Кто оформляет трудовую книжку

Стоит отметить, что обязанность  вести и заполнять трудовую книжку законодатель возлагает не на работника, а на работодателя, причём под работодателем в законе понимается только работодатель-юридическое лицо или работодатель-ИП (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Сведения, содержащиеся в трудовой книжке

На основании совокупности норм законодательства о трудовых книжках в РФ можно выделить перечень сведений, подлежащих обязательному внесению в трудовую книжку:

• Личные данные работника ( Ф.И.О., дата рождения, сведения об образовании, специальность в соответствии с документом об образовании)
• Сведения о работе (здесь отражаются сведения об организации-работодателе, в которой работник осуществлял свои трудовые обязанности, о переводах работника на другую должность/работу или об увольнении работника с места работы)
• Сведения о награждениях и наградах, которые были получены работником за весь трудовой стаж.

Данные сведения вносятся работодателем в трудовую книжку в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями.

Как вносить записи в трудовую книжку

Стоит отметить, что все записи, которые содержит в себе трудовая книжка, должны быть сделаны аккуратно ручкой синего, чёрного или фиолетового цвета без использования каких-либо сокращений. Также не допускается внесение исправлений путём зачёркиваний и подчёркиваний записей. Исправления вносятся посредством новой записи за новым номером с указанием номера недействительной записи и верной формулировки изложенного (п. 1.1., п. 1.2 Инструкции Постановления Минтруда РФ № 69).

При заполнении сведений о трудоустройстве работника в той или иной должности обязательно указание приказа или распоряжения работодателя о приеме данного работника в трудовой штат с реквизитами (дата и номер приказа/распоряжения).  Кроме того, если работник имеет ещё одно место работы (например, по совместительству) такие сведения также могут быть отражены в трудовой книжке(п. 3.1 Инструкции Постановления Минтруда РФ № 69).

При увольнении работника аналогичным образом в трудовой книжке указываются реквизиты приказа/распоряжения о расторжении трудового договора с указанием оснований, по которым трудовой договор считается расторгнутым. Перечень таких оснований содержится в главе 13 Трудового кодекса РФ.

Образцы документов: Образцы примерных формулировок приказов и записей в трудовых книжках, связанных с вопросами приема на работу