Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту


Оценить
Отзывов:0 Просмотров:3934
Голосов:0 Обновлено:11.06.2013
Тип файла .doc (Microsoft Word 97)
Тип документа: Инструкция

Автор документа

не в сети
Статус: Юр. компания
число консультаций: 82
отмеченных лучшими: 5
ответов к документам: 51
размещено документов: 927
положительных отзывов: 83
отрицательных отзывов: 6







Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС - не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

 

2. Должностные обязанности

ВСпоДО:

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя - начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

 

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального  директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата - форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

 

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития - по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности - по вопросам информационной и экономической безопасности.

 

"С должностной инструкцией ознакомлен(а)":

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

 

 

Дата: "__" __________ 20__ г.                                        ________________

                                                                                                                                                         (Личная подпись)

 

Оставить комментарий к документу

Ваша оценка:

Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту», а также задать вопросы, связанные с ним.

Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

Комментарии к документу «Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту»

Комментариев пока нет


Найденые документы по теме «должностные обязанности ведущего специалиста комитета по культуре»

  1. Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
    Документы делопроизводства предприятия → Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
    должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту 1. общие положения 1.1. всподо относится к категории специалистов...
  2. Образец. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам
    основные должностные обязанности специалиста по кадрам выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальнос...
  3. Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
    Документы делопроизводства предприятия → Должностная инструкция главного специалиста по документообороту
    должностная инструкция главного специалиста по документообороту настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на осно...
  4. Образец. Основные должностные обязанности делопроизводителя
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности делопроизводителя
    основные должностные обязанности делопроизводителя проводит работу по приему и регистрации поступившей корреспонденции с применением реги...
  5. Образец. Основные должностные обязанности инкассатора (включая старшего)
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инкассатора (включая старшего)
    основные должностные обязанности инкассатора (включая старшего) получает в соответствии с установленным порядком в кассе организации дене...
  6. Образец. Основные должностные обязанности переводчика
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности переводчика
    основные должностные обязанности переводчика осуществляет перевод научной, технической, общественно- политической, экономической и другой с...
  7. Образец. Основные должностные обязанности секретаря
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности секретаря
    основные должностные обязанности секретаря выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ...
  8. Образец. Основные должностные обязанности агента
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности агента
    основные должностные обязанности агента обеспечение получения и доставки на предприятие (фирму, компанию и т.п.) согласно договорам, наряда...
  9. Образец. Основные должностные обязанности программиста
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности программиста
    основные должностные обязанности программиста на основе анализа математических моделей и алгоритмов разрабатывает программы, реализующие ре...
  10. Образец. Основные должностные обязанности кассира (включая старшего)
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности кассира (включая старшего)
    основные должностные обязанности кассира (включая старшего) осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ...
  11. Образец. Основные должностные обязанности секретаря-машинистки
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности секретаря-машинистки
    основные должностные обязанности секретаря-машинистки выполняет технические функции по обеспечению работы руководителя организации или ее п...
  12. Образец. Основные должностные обязанности секретаря-стенографистки
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности секретаря-стенографистки
    основные должностные обязанности секретаря-стенографистки обеспечивает выполнение технических функции по обеспечению и обслуживанию работы ...
  13. Образец. Основные должностные обязанности администратора (включая старшего)
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности администратора (включая старшего)
    основные должностные обязанности администратора (включая старшего) обеспечение работы по эффективному и культурному информационно-справоч...
  14. Основные должностные обязанности начальника вспомогательного отдела (кадров, спецотдела и др.)
    Трудовой договор, контракт → Основные должностные обязанности начальника вспомогательного отдела (кадров, спецотдела и др.)
    основные должностные обязанности начальника вспомогательного отдела (кадров, спецотдела и др.) возглавляет работу отдела. обеспечивает вы...
  15. Образец. Основные должностные обязанности инспектора по кадрам, по контролю за исполнением поручений (включая старших)
    Трудовой договор, контракт → Образец. Основные должностные обязанности инспектора по кадрам, по контролю за исполнением поручений (включая старших)
    основные должностные обязанности инспектора по кадрам, по контролю за исполнением поручений (включая старших) осуществляет контроль за св...

Похожие документы



Типовые договорыТиповые договоры



Активные юристыАктивные юристы

не в сети
Фото юриста
Лакоткина Юлия Анатольевна
г. Ужур Красноярский край ( СИБИРЬ)
ответов за неделю: 9
Телефон: 8 923 308 00 82
Телефон: +7 916 473-57-01
не в сети
Фото юриста
Роман Анатольевич
г. Нижний Новгород
ответов за неделю: 2


Ответы юристовОтветы юристов

Загрузка
Наверх