Договорная работа на предприятии: сокращаем издержки

Организация договорной работы на предприятии – важная задача, стоящая перед юридическим департаментом. Если предприятие сотрудничает со многими контрагентами, то огромное количество времени тратится на проведение правовой экспертизы всех договоров, их согласование с различными службами, а также контроль исполнения с юридической точки зрения. Юристы отслеживают сроки окончания действия договоров, проводят их расторжение, продление и изменения, а также участвуют в судебных делах в случае споров по договорам.

Руководство часто встает перед непростым выбором: раздувать штат сотрудников или автоматизировать договорную работу на предприятии.

Программы для юристов и автоматизации юридического отдела позволяют снизить нагрузку на сотрудников за счет автоматизации процессов делопроизводства и отчетности. К примеру, холдингам можно порекомендовать программный продукт российского разработчика «Юрайт: управление юридическими лицами». Он позволяет навести идеальный порядок в юридическом хозяйстве подконтрольных предприятий благодаря учету всех корпоративных параметров юрлиц и отчетности по текущим делам.

Любым предприятиям с количеством активных договоров от 300 и цепочкой согласований от 3 человек будет полезна программа «Юрайт: согласования и договоры». Она поможет занятым в договорном процессе специалистам предотвратить потерю документов, устранить человеческий фактор, сократить время на согласование и принятие решения, а также всегда знать актуальный статус договора.

Рассмотрим подробнее, как это работает.

После создания договора и назначения ответственного лица запускается процесс согласования по заблаговременно построенному маршруту – он может включать инициатора, юротдел, бухгалтерию, руководство, службу безопасности и другие подразделения. Каждый участник цепочки согласования может принять (согласовать договор), передать на доработку или отклонить. После завершения согласования договор включается в реестр. О прохождении договора по маршруту ответственный за согласование получает уведомления. Кроме того, участники согласования могут отследить договор на любом этапе и узнать его статус.

Программа «Согласования и договоры» следит за установленными сроками согласования договора на каждом этапе и оперативно информирует участников и ответственного в случае просрочки. Также она автоматически заполняет все необходимые сопроводительные документы – опись передаваемых документов, лист согласования и пр.

Все необходимые отчеты (например, реестр договоров) составляются автоматически, а благодаря интеграции с MS Outlook настраивается система задач и оповещений.

Вывод: данный продукт помогает упорядочить процесс согласования договоров, исключить срыв сроков согласования, вести учет договоров и контрагентов, что, в конечном итоге, ведет к сокращению издержек и повышению эффективности работы юридической службы.

Комментарии пользователей