как правильно написать обьяснение по служебной проверке

Добрый день, Степан. Во-первых, каких-нибудь типовых образцов для написания объяснения не сущесвует, оно пишеться в вольной форме на имя вашего начальника. Во-вторых, чтобы что-то посоветовать вам, нужно хоть немного знать вашу ситуацию, а вы, к сожалению, не написали ничего по факту.

Могу добавить, что если вы не виноваты ни в чем, то лучше действительно написать все как было на самом деле.